Política de privacidad de Rockybot School

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

• Nombre comercial: Rockybot School
• Correo electrónico de contacto: soporte@rockybot.co
• Dirección: Colombia

2. Datos personales que recopilamos

Rockybot School está diseñada para su uso por centros educativos y familias. Dependiendo de la configuración del colegio, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación de usuarios adultos (docentes, directivos, padres/madres/tutores): nombre, apellidos, correo electrónico, número de teléfono.
• Datos de estudiantes (menores): nombre, apellidos, curso, grupo, identificador interno del colegio.
• Datos de uso de la app: registros de asistencia, grupos configurados, mensajes enviados, notificaciones.
• Datos técnicos: modelo de dispositivo, sistema operativo, identificadores de la app para fines de seguridad y diagnóstico.
• Datos opcionales de soporte: información que el usuario envíe voluntariamente a través de formularios o correo.

No recopilamos ni tratamos categorías especiales de datos (salud, religión, orientación sexual, etc.) a través de Rockybot School.

3. Finalidades del tratamiento

Utilizamos los datos personales con las siguientes finalidades legítimas:

• Permitir el funcionamiento de la app Rockybot School (registro de asistencia, gestión de grupos, comunicación escuela-familias).
• Autenticar a los usuarios y proteger el acceso a la información del centro educativo.
• Enviar notificaciones relacionadas con la actividad académica y la asistencia.
• Mejorar la estabilidad, seguridad y rendimiento de la aplicación.
• Atender solicitudes de soporte y ejercicio de derechos de protección de datos.

4. Marco legal principal: Ley 1581 de 2012 (Colombia)

El tratamiento de datos personales se rige principalmente por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales — habeas data) y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia. En particular, aplicamos los principios de:

• Legalidad y finalidad: tratamos los datos solo para las finalidades informadas en esta política.
• Libertad: el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales.
• Veracidad, transparencia y acceso: el titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos en cualquier momento.
• Seguridad y confidencialidad: aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger la información.

El tratamiento se sustenta en la ejecución del contrato con el centro educativo (que actúa como responsable del tratamiento, con Rockybot como encargado bajo contrato de encargo de tratamiento), y en la autorización de los titulares cuando es requerida. Los titulares pueden presentar consultas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

5. Tratamiento reforzado de datos de menores de edad

Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes responde siempre al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales. Rockybot School puede incluir datos de estudiantes menores de edad, pero la aplicación está dirigida a centros educativos y adultos autorizados (docentes, personal administrativo y tutores legales), no directamente a los menores.

• El registro de cuentas se hace a través del centro educativo o con aprobación del mismo, con autorización de los padres o representantes legales cuando corresponde.
• Los datos de menores se gestionan únicamente para fines educativos y de gestión escolar.
• El acceso a datos del estudiante por WhatsApp requiere verificación del acudiente registrado (PIN), y las acciones sensibles exigen doble verificación.
• No mostramos publicidad dirigida ni usamos los datos de menores con fines comerciales ajenos al servicio educativo.

6. Conservación de los datos

Conservamos los datos personales solo durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades descritas:

• Datos de cuenta (docentes, familias): mientras la cuenta permanezca activa y hasta 12 meses después de su desactivación, salvo obligación legal de mayor conservación.
• Registros de asistencia e historial académico básico: hasta 5 años, o el periodo requerido por la legislación aplicable al centro.
• Registros de acceso y seguridad: normalmente 12 meses, salvo incidentes de seguridad.

Pasados estos plazos, los datos se eliminarán o se anonimizarán de forma segura.

7. Compartición de datos

No vendemos datos personales. Solo compartimos información en los siguientes casos:

• Con el centro educativo que utiliza Rockybot School, como parte del servicio contratado.
• Con proveedores de infraestructura y servicios tecnológicos (hosting, almacenamiento, comunicaciones), que actúan como encargados de tratamiento bajo contrato.
• Cuando exista obligación legal o solicitud de una autoridad competente.

8. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales, tales como:

• Transmisión cifrada (HTTPS) entre la app y el servidor.
• Control de acceso basado en roles (por ejemplo, rol docente, administrador, familia).
• Registros de acceso y alertas de actividad inusual.

Ningún sistema es 100% seguro, pero trabajamos de forma continua para mejorar la protección de la información.

9. Derechos de los usuarios

De acuerdo con el régimen de habeas data de la Ley 1581 de 2012 (y el GDPR cuando aplique), los usuarios pueden ejercer los siguientes derechos sobre sus datos:

• Acceso a sus datos personales.
• Rectificación de datos inexactos o incompletos.
• Supresión (“derecho al olvido”) cuando proceda.
• Limitación del tratamiento en determinados supuestos.
• Portabilidad de los datos cuando sea técnicamente posible.
• Oposición al tratamiento por motivos relacionados con su situación particular.

Para ejercer sus derechos, puede ponerse en contacto con nosotros a través del correo: privacidad@rockybot.co.

10. Cumplimiento internacional adicional (GDPR y COPPA)

De forma complementaria al marco colombiano, y cuando resulte aplicable, alineamos nuestro tratamiento con estándares internacionales:

• GDPR (Reglamento UE 2016/679): bases de tratamiento como la ejecución del contrato con el centro educativo, el interés legítimo en la organización escolar y el consentimiento cuando sea requerido.
• COPPA: principios de protección de datos de menores en línea, en coordinación con el centro educativo responsable.

11. Eliminación de cuenta y datos

Rockybot School ofrece un proceso claro para eliminar la cuenta y los datos asociados. Consulte la página específica de eliminación de cuenta en:

https://school.rockybot.co/eliminar-cuenta

12. Contacto

Para dudas sobre esta política de privacidad o sobre el tratamiento de datos personales, puede contactarnos en:

• Email: privacidad@rockybot.co
• Soporte general: soporte@rockybot.co